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Toda instituição de ensino superior possui um acervo acadêmico. O MEC considera como acervo acadêmico o conjunto de documentos produzidos e recebidos por instituições públicas ou privadas que ofertam educação superior. Dentre os documentos de guarda podemos citar: grade e matriz curricular, forma de ingresso, avaliações, histórico escolar, estágio obrigatório, mapas de frequência, diários de classe.

Preservar o acervo é uma forma de garantir o elo entre o passado e o presente permitindo o acesso à informação. A guarda de documentos consiste em preservar, conservar e restaurar os documentos para permitir futuras consultas à informação.
O acervo atualmente passa por um processo de virtualização regido pela portaria 315/2018 alterada pela portaria 322/2020. Portanto, as IES (Instituições de Ensino Superior) têm que transferir todo documento acadêmico para o meio virtual.

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